Open space. Что это такое и как в нем работать?

Разговоры коллег, телефонные звонки, шум оргтехники, шуршание бумаг и постоянное передвижение людей по офису - и это все одновременно в одном месте. Еще в 1977 году наглядный пример офиса в формате "open space" можно было увидеть в известном советском художественном фильме "Служебный роман".

"Open space" (от англ. "открытое пространство") - это открытый офис, одно большое пространство, как правило, без отдельных кабинетов, глухих стен, где обычно трудятся сразу несколько человек, а иногда и десятки - сотни сотрудников.

Последние несколько лет очень популярны "открытые офисы", где одновременно можно разместить весь персонал компании. Чаще всего в одной комнате работают сотрудники "коммуникативных профессий" или одного конкретного подразделения, например менеджеры по продажам, маркетологи и pr-менеджеры, логистики, операторы call-центров, менеджеры по работе с клиентами, бухгалтера, архитекторы, дизайнеры, IT-специалисты. Стиль таких офисов бывает разный: иногда с символическими перегородками между рабочими столам, а иногда и вовсе без них.

Открытый офис имеет и плюсы и минусы. К основным плюсам можно отнести:

• экономия: в таких офисах можно разместить больше рабочих мест, а значит, не нужны дополнительные офисы, экономятся деньги на аренду и обслуживание помещений;

• контроль за сотрудниками, сразу за всеми, каждый как на ладони. Это удобно для работодателей;

• развитие корпоративного духа, укрепление командных отношений: сотрудники решают задачи и проблемы быстрее (ведь не нужно ходить по кабинетам), возможность устраивать "мозговые штурмы" и обмениваться опытом и идеями;

• новички вливаются быстрее в коллектив, они сразу оказываются в гуще событий и в случае чего могут получить помощь;

• прозрачность бизнес-процессов: вся значимая информация открыта, все сотрудники в курсе всех дел.

В минусах стоит выделить:

• самый главный - это шум, громкие разговоры коллег, отсюда невозможность сконцентрироваться, усталость и как следствие падение продуктивности;
  
  
• отсутствие личного пространства,
  
  
• постоянное передвижение коллег за спиной или перед глазами, вы как будто всегда под наблюдением, отсюда повышается уровень стресса;
  
  
• вероятность конфликтов увеличивается (кому то холодно, кому то жарко; запах парфюма или еды, перекусы на рабочем месте, личные разговоры в общем офисе и т.д.);
  
  
• распространение инфекций.

И порой эти минусы могут привести совсем не к сплоченному коллективу, а к напряженности между коллегами.

Как не сойти с ума в таком офисе и сохранить продуктивность на благо компании?

Если вы устраиваетесь на работу в подобный офис или уже трудитесь, но испытываете дискомфорт, можно подумать над тем, как смягчить последствия минусов и воздействие раздражающих факторов. Ниже приведу ряд рекомендаций, которые могут помочь сделать работу в открытом офисе более комфортной.

1. Мобильный телефон лучше поставить на виброзвонок, а если вам звонят по личным вопросам, выходите из офиса, чтобы не отвлекать своих коллег и не создавать лишний раздражающий фактор.

2. При обсуждении рабочих вопросов не стоит кричать коллеге через два стола, лучше подойти и в полголоса обсудить вопрос.

3. В open office иногда вырабатываются свои внутренние правила (если их нет, попробуйте обсудить с коллегами этот вопрос, чтобы сделать жизнь в офисе комфортнее): разговаривать негромко, пищу принимать в обеденное время, а лучше в отдельном отведенном месте, кондиционер настраивать только с согласия других, придя к общему мнению, поддержание порядка на рабочем месте. Помните, хороший пример заразителен. Соблюдение правил поможет не вызывать конфликтов, как открытых так и скрытых.

4. Личное пространство необходимо и его можно обустроить. Психологи рекомендуют поставить небольшое растение, или милую статуэтку на стол, можно повесить юмористический плакат, для кого-то фото семьи будет прекрасным "успокоительным".

5. Шум является самым раздражающим фактором, он влияет на продуктивность. Выход есть - это наушники. Если вам необходимо сосредоточиться на важном вопросе, что-то написать или придумать, наденьте наушники, они минимизируют последствия гула и шума. Оргтехника часто является источником дополнительного шума, в некоторых офисах сотрудники ставят ее специально в дальнем углу, чтобы снизить воздействия шумов.

6. Позаботьтесь о себе. При работе за компьютером, после личной встречи или после важного звонка - делайте небольшие перерывы, чтобы переключиться. По возможности выходите гулять на свежем воздухе хотя бы на обеде, пройдитесь - так можно снизить нагрузку на нервную систему и отвлечься.
   

За комфорт в открытом офисе отвечает не только директор, но и весь коллектив. В данных офисах можно настроится на работу, и получить большую пользу для себя, как в профессиональном (научиться быстро работать, оперативно решать задачи, перенять опыт успешных коллег, получить новые знания), так и личном плане (дружеские отношения в коллективе - прекрасный мотиватор). Уменьшение шума, соблюдение простых и четких правил поведения, культуры общения, и "офис без стен" может стать не таким и раздражающим местом.


Ворожцова Татьяна,
менеджер по персоналу, Рекрутинговое агентство «Карьера»